Las bajas de inventario pueden generar dudas al momento de realizar la declaración tributaria, especialmente si se busca que estos valores sean considerados gastos deducibles para efectos del Impuesto a la Renta. De acuerdo con el Reglamento para la Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, específicamente en el artículo 28 numeral 8, las pérdidas de inventarios pueden ser deducibles siempre que exista una justificación formal y adecuada de los hechos que dieron lugar a dicha baja. Para ello, es obligatorio respaldar el registro contable con documentación válida.
A continuación, los elementos indispensables:
- Declaración Juramentada
Debe ser realizada ante un notario o juez y explicar:
Qué productos se dieron de baja
Motivo de la pérdida
Valor afectado - Firmas de los responsables
La declaración debe estar suscrita por:
Representante legal
Contador
Responsable de inventarios o bodega
Esto valida que la información fue revisada y aprobada por quienes administran y controlan el inventario. - Documentos adicionales
Se debe incluir:
Acta de baja
Listado detallado de los artículos involucrados
Reportes internos de control o soporte contable
¿La pérdida fue por robo?
En ese caso, además del acta y la declaración, es obligatorio adjuntar la denuncia formal presentada ante la autoridad competente.
Fecha límite
La declaración debe emitirse y registrarse dentro del mismo ejercicio fiscal en el que se genera la baja.
Si se presenta después, la baja podría considerarse no deducible.